POS系統大解構

何謂POS系統？

POS系統簡單來說是商店業務的中樞，整合並連接店內其他營運部門，由一系列硬件及軟件協助商戶進行交易和簡化業務營運。

 

那麼一套完備的POS系統需要什麼軟件和硬件？

 

軟件

1. 安裝: 每套POS系統有其獨特的運作方式，您可以選擇有在地伺服器的POS或是雲端系統POS。傳統或者有在地伺服器的POS系統需要現場安裝伺服器，並且需要專業IT人員到場維護和更新。而雲端POS系統則不需要架設現場伺服器，也不需要IT人員到場。如果網絡出現故障，雲端POS系統亦能夠如常獨立運作，網絡功能回復後將自動上傳回到雲端並更新所有交易記錄。

2. 後台系統: 後台系統是您管理業務營運的大腦。作為查看業務營運的中心點，您可以查看銷售、員工、顧客、商品相關的報告。視乎POS系統而定，某些POS 的後台系統還可以讓您更新菜單及商品價格等。

3. 介面: 擁有流暢且簡易使用介面的會令POS生息不少 。整齊的設計和整潔的配色不僅令POS看起來十分吸引，也令員工更易熟習。介面亦應該提供自訂化功能以便員工能夠自行決定按鈕的位置、外觀等。

 

硬件

1. 螢幕／iPads: POS系統需要螢幕來顯示介面，若您需要為POS 系統另購螢幕，您必須確保POS系統軟件與螢幕尺寸兼容。現今大部份POS系統已摒棄笨重的螢幕轉移採用iPad，以增加便攜性和提供更流暢的用戶介面。

2. 條碼掃瞄器: 掃瞄器有助快速輸入和點算商品以確保業務快速運作，及減少人為錯誤。此外掃瞄器亦有助於庫存追蹤。

3. 傳呼取餐器: 傳呼取餐器對美食廣場或者快餐店有莫大的幫助。優秀的POS系統能夠與傳呼取餐器連接，提供更有效率的服務。

4. 錢櫃: 錢櫃能夠保證現金安全，大多數企業仍在使用錢櫃來保障現金。

5. 智能手機: 越來越多傳統POS 系統於智能手機上開發其流動版本的POS，務求將POS 運作結合到可以於手上運作的流動手機之上，這些流動POS對著重員工和顧客互動的餐廳十分有用。

6. 媒體播放器: 媒體播放器可以讓您將POS系統支援的電子顯示屏內容直接串流到的其所支援的螢幕上。

7. 打印機: 現今餐廳仍需要使用打印機，供顧客結帳時列印實體收據、或供廚房透過列印單據安排餐點。

8. iPad架: 您需要特製iPad架來固定您的iPad POS，並為您創造舒適的工作環境。

 

POS系統應有的功能

1. 報表數據: 您應該可以隨時隨地取得有關銷售員、員工、顧客和庫存資訊等報表。

2. 客戶關係管理: 客戶關係管理對當今餐廳營運舉足輕重。因此您的POS系統應該可以創建VIP計劃、提供折扣優惠、宣傳促銷和儲存相關客戶的行為與重要資訊等。

3. 廚房管理: 一套良好的POS系統可以簡化所有業務營運，有些較先進的POS系統更會提供廚房單據顯示功能，整齊地顯示出點餐資訊，讓廚師和出餐部門更清晰管理其所需處理的餐品。

4. 電子顯示選項: 充份顯示信息 - 不管是顯示排隊情況、還是叫號取餐，良好的信息顯示系統總會有助於保留客人。

5. 自助服務選項: 對於期望節省人手、同時又想為顧客更優質的點餐體驗的餐廳而言，擁有電子菜單的自助點餐機將會是最佳選擇。

6. 靈活付款選項: 確保您的POS系統有效地支援各種信用卡、流動支付以及網上付款。繁複的支付過程造成緩慢的銷售將為您帶來損失。

選擇合適的POS系統

POS系統可以為您帶來很多好處和方便。您必須確保選擇的POS系統確實能為您帶來好處並有效地幫助您的業務，而非為您帶來不便。良好的POS系統必須有足夠靈活性配合您的業務環境，而您不應該讓您的POS系統功能窒礙和局限了您的業務。

 

此外，您必須確保您的POS供應商會積極並持續地提供更新，像是修復錯誤、新增功能、介面改善等。一個不主動更新的POS 不出數年一定會變得落後。

 

一個簡單有效的方法去判斷POS供應商是否合適就是致電給其客戶服務熱線。糟糕的服務意味著未來您的POS系統出現問題，您將會需要等待很長的一段時間才得到真正的系統支援。

 

現時市面上開始有POS供應商為其產品提供模組化功能。模組化功能可以為您的POS增添有用的硬件與軟件，從而增添並擴充您的業務功能。相比起多合一功能的POS系統，模組化系統不會強迫您購買多餘的功能，而是讓您根據您的業務選擇最合適您的模組，只有度身訂造的系統才能最大化地助您增強業務。在購買POS 系統前，須確保每一個模組切合您的需要，並且能與您的POS系統完美結合。同時運行兩套獨立的系統將會大大影響您的營運效率，更影響POS的數據分析和統計。

 

最後，確保您選擇的POS系統簡單易用，培訓員工接受一套新的系統並不容易。然而設計良好的POS系統只需簡短培訓、簡單設定即可使用自如。