【雲端POS是什麼】盤點傳統POS機與雲端POS的差異與優缺點

POS是什麼？一套POS系統包含哪些東西？

POS，全名是 Point-of-Sale，意思是銷售即時情報系統。

簡單來說，POS系統就是您在櫃檯結帳時看到的那台iPad、平板、電腦、螢幕和相關設備。

雖然看起來像，但其實POS不僅僅是台收銀機，而是一整套完整的餐廳管理工具，主要用來幫助店家管理銷售、員工、客戶資料，以及完整的餐廳營運數據。

以下我們將POS系統分為硬體和軟體兩個部分來說明。

POS硬體

POS硬體就是POS系統內，為了達到各種銷售與管理功能的需求，所安裝的實體設備。

這些設備基本上會包含：POS機、收銀機（錢櫃）、發票機、貼紙機、條碼掃描器，有時候還會有顧客端顯示螢幕、信用卡機、自助點餐機、自助收銀機等。

現在的POS機為了讓使用者操作方便、符合直覺，大部分都設計為透過裝配有觸控螢幕的電腦、平板電腦等，近年來也有越來越多的店家直接使用iPad作為POS機使用。

而不同的產業由於服務流程的不同，對於POS相關硬體的需求上也會有些微差異，例如通常餐飲業者會需要貼紙機方便辨識餐點，但服務或是零售業者就不太會用到此項設備。

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POS軟體

POS軟體是POS系統的核心，負責處理各種銷售、庫存等數據，以及生成報表。

POS軟體依照數據傳輸架構的不同，又可分為本地安裝版或雲端版。

本地安裝版，顧名思義就是將所有透過POS系統加入的數據，存放在現場的電腦或POS機上，
而雲端版則是透過網路，將數據儲存在雲端伺服器。

POS軟體除了即時反應銷售資訊以外，往往也會加入一些方便店家了解銷售狀況與營運管理相關的附加功能，例如商品管理、會員管理、促銷活動等。

現代的雲端POS軟體甚至會支援與其他第三方系統的對接，例如：外送平台、會員系統、訂位系統、ERP系統、金流與電子發票服務等，都可以透過選擇合適的POS系統服務商進行串接。

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雲端POS與傳統POS比一比，我的店適合哪一種？

傳統POS的優劣分析

傳統POS系統是指離線安裝的POS軟體，數據通常儲存在POS本機、電腦或離線伺服器上，最大的優點是雖然硬體費用較高，但只需要支付一次，之後除非需要升級或維護才需要另外付費。

而最大的缺點則是因此對於要增加新功能、或是故障的狀況，處理起來都更為麻煩且昂貴。

傳統POS優點

• 只需要支付一次性費用
• 不需要連網也可以使用

傳統POS缺點

• 如果沒有連網功能，就無法進行數據同步。
• 升級更新的速度慢，且通常需要原廠維護人員前往現場執行。
• 故障處理較為麻煩，且常需要原廠客服人員前往現場操作。
• 數據資訊由店家自行負責，資訊安全效果難以保證。

適合傳統POS的店家

• 對於即時數據與功能更新需求較低、想要付一次錢就一直使用既有功能的店家。

雲端POS的優劣分析

雲端POS系統，則是建構於網際網路的POS軟體，數據會存放在雲端伺服器上，因此資訊的更新都是即時且隨時隨地都可以取得。雲端POS最大的優勢是由於軟體更新速度快，儘管是小店家也可以享受企業等級的技術，且與第三方的串接非常便利。

雲端POS優點

• 軟體更新速度快，且只需要安裝後就可以直接使用，無需專業人員操作。
• 大部分的故障皆可透過線上客服處理，速度較快且即時。
• 數據資訊由服務商提供保護，安全性較高，且儘管是小店家也可享有同等級的服務。
• 大部份皆支援整合第三方軟體。

雲端POS缺點

• 一定需要上網才有辦法進行更新，數據讀取速度與網路品質息息相關。
• 軟體大部分為訂閱制，需要續約才能持續使用服務。

適合雲端POS的店家

• 未來可能有展店需求、功能性會需要進行擴充
• 想要整合既有第三方系統
• 經常性移動、對資料即時性要求高

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如何挑選雲端POS系統？

挑選適合的雲端POS系統時，需要先了解自己所屬產業的特性和需求。

以下針對餐飲業、電商零售業及服務業/美業在挑選雲端POS時，各自可以考量的重點。

餐飲雲端POS挑選重點

• 前台的操作簡便性
  餐飲業大部分會有尖峰餐期，在客人大量湧入的時候，操作直覺且流暢的前台UI/UX介面，會是您提升服務速度與顧客滿意度的關鍵。
• 菜品與價格的設置便利性
  餐廳除了自己本身就常需要研發新菜、調整價格以外，可以快速且簡單的設置多種菜品的附帶選項，像是便當店的少飯、不胡椒，或是飲料店的糖度冰塊調整等等，若在POS系統中可以簡易的複製、微調、同步，可以幫您省下大量的後置作業時間。
• 支援多主機同步
  對於佔地較廣的中型餐廳，現場往往不會只有一台POS主機，可以自動幫您同步所有後台資訊，且可以一個帳號整合所有主機的雲端POS，能夠大幅減少您在統整各項營業與庫存數據時的工作量，讓您將時間花在提升營運與服務上。

電商零售雲端POS挑選重點

• 線上線下銷售整合
  對於同時擁有實體店面與購物網站的店家來說，一套合格的雲端POS系統需要能夠同時處理來自這兩個通路的訂單，並可以實時 (real-time) 同步庫存數據。
• 會員管理系統
  在零售業，為了提升顧客再次消費的機會，會員管理系統幾乎是標配，具有客戶關係管理 (CRM)的POS系統，可助您方便分析客戶購買行為，制定有效的促銷及優惠策略，若能支援串接第三方會員系統的話更是大大加分！
• 支援多元支付
  零售業會面臨的客戶可能囊括各種不同族群，確保您的雲端POS系統具有安全且多樣化的支付方式，讓顧客可以選擇自己偏好的方式付款，可以讓交易過程更順暢。

美業雲端POS挑選重點

• 預約管理與自動通知
  這個是美業POS中最重要的的功能，可以幫您有效安排和管理客戶預約、員工排班和服務時間，若是具有自動提醒和通知功能的系統，還可以降低客戶爽約率，提升客戶滿意度。
• 會員管理系統
  透過會員管理系統，可以幫助作美業的您提升顧客忠誠度。

延伸閱讀：【POS類型大解析】POS機型種類與各產業的應用

總結：雲端POS系統，可陪伴您的餐廳成長更具有彈性

傳統的POS機台雖然為了因應餐飲業大環境的需求，開始新增一些網路功能，但由於在基本架構上的限制，在擴充性與數據即時性上還是無法與雲端POS比擬。

新世代的餐廳，特別是未來有高度發展潛力、或是已經有分店管理、或是第三方軟體需求的業主，還是推薦以雲端POS的幾家系統商先行比較，確保您的POS系統可以跟上餐廳的成長。

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