盤點餐廳使用POS系統的13大好處：只當成「點餐系統」的話太可惜了！

新時代的POS系統是餐廳營運大小事的心臟。一個設計良好的POS系統除了點餐、結帳之外，更可以在服務品質、員工管理、拓展餐廳業務等方面提供助力，全面解決多種新時代的餐飲營運問題。

今天讓我們一起由「優化餐廳效率」、「提升服務品質」、「管理員工」、「精準擬定營業策略」四個類別來盤點餐廳藉由POS系統，可以達成的13項好處：

 

POS系統可以優化餐廳營運效率

我們先從餐廳經營者普遍最熟悉的類別「優化餐廳營運效率」開始談起。從餐廳最熟悉功能「點餐、結帳、出單、紀錄訂單」，到2020年開始受到疫情席捲的新需求「串接外送平台」的功能都屬這類。

新時代的POS系統還能帶來哪些好處優化餐廳營運效率呢？

POS系統好處#1 加速點餐流程、留下全部訂單紀錄

大家都知道利用POS系統可以點餐，並記錄每一筆交易(會因傳統型、雲端型POS而有所不同)，但要讓餐廳點效率更上一層樓，現在的POS系統已經能做到：

 

• 一台POS能同時管理內用桌位、點餐資訊、外帶訂單、外送訂單
•  POS系統內建預設折扣規則，自動合併為套餐
• 快速拆單結帳，團客要把訂單拆成10個人
• 客製化選項快捷鍵，少油大辣少飯飲料去冰，點幾下就解決
• 多廚房部門自動出單，點餐後自動出單到不同廚房部門

 

生意越好的餐廳越需要分秒必爭的效率。疫情重擊餐飲後許多內用型餐廳開始同時經營外帶、外送，分散客源風險，選擇一個設計良好的POS系統讓餐廳可以提升點餐效率，在相同時間內接更多訂單。

 

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POS系統好處#2 幫助餐廳內外場溝通

生意繁忙、場地有限的餐廳會很「有感」的POS好處就是「提升內外場溝通效率」這個類別。根據不同餐廳營運模式，餐廳可能在廚房內場有幾種配置：

 

• 設置POS連動廚房出單機
• 直接在廚房內場使用一台iPad POS副機
• 配合「廚房顯示系統」(Kitchen Display System, 又稱 KDS) 使用

 

不論何種配置，都能大幅減少外場人員內外跑動送單的情況，對於餐期繁忙、場地有限的餐廳尤其有幫助。若有修改點餐訂單的狀況，餐廳內場使用POS副機或KDS的餐廳，甚至能即時同步訂單資訊：外場直接知道內場餐點是否準備完成可供修改，內場直接看到到修改訂單的資訊，都能在一瞬間完成。

這樣POS流程設置的好處是讓餐廳內外場溝通更有效率，降低餐廳員工內外場兩邊跑、大聲喊叫確認餐點狀況，或是人為溝通疏失的狀況，讓餐廳營運更順暢。

 

POS系統好處#3 輕鬆處理多元支付

數位支付已經是新時代擋不住的趨勢了。注重顧客體驗的餐廳為了更迎合餐廳客群的需要，可能同時接受好幾種支付方式，但同時管理多元支付的「麻煩」也是許多餐廳卻步的原因。

好消息是現在大部分的POS系統都能協助餐廳輕鬆處理多元支付了！根據需求，POS系統能支援信用卡、現金、悠遊卡、LinePay、街口、五倍券等等不同支付方式。餐廳可以獲得的好處有：

 

• 若POS系統整合支付方式，如：信用卡、LinePay，可以自動帶入付款金額，不會有人工失誤
• 若POS系統整合支付方式，支付完成，交易資料會自動回傳到POS系統留存詳細記錄
• 各支付方式交易紀錄完整，對帳方便，若有錯誤帳款容易抓錯

 

若餐廳位於大都會區、科技園區，或是客群多為上班族、年輕族群，POS可以幫餐廳提升多元結帳的效率，讓餐廳安心提供多種支付方式吸引喜歡「一支手機走天下」的客群。

 

POS系統好處#4 整合其他軟硬體服務

餐廳熟知的Foodpanda串接、UberEats等外送平台串接POS，其實只是現在POS系統多元串接的其中一部分。近年餐飲科技發展快速，光在台灣就有inline訂位、快一點、Ocard會員系統、Line官方帳號等餐飲解決方案。

如同外送平台一樣，若是多種服務併用，未整合的情況下，餐廳是要花費許多額外的人力手動key單、輸入會員資料、點餐資訊等，才能讓所有系統資訊同步。一個設計良好的POS系統能有強大的整合能力，直接在POS上整合的軟體有：

 

• 外送平台，如：UberEats, Foodpanda 等
• 支付解決方案，如：LinePay、街口等
• 其他餐飲科技，如：inline、快一點等
• ERP系統
• 會計軟體，如：Xero
• CRM會員經營系統，如：：Ocard、Line官方帳號、PassKit 等

 

POS 能整合的硬體有：

 

• 自動化營運系統，如：電子菜單、電子看板、排隊叫號機、出餐核對系統等
• 自助點餐系統，如：手機掃碼QR Code點餐、自助點餐機等
• 點餐、取餐周邊硬體，如：取餐叫號看板、取餐呼叫器等

 

POS串接或是整合不同服務對餐廳來說的好處就是可以節省許多人力，確保系統之間資料同步，運作順暢。

 

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以上4種使用POS的好處都已經是新時代的POS系統能輕鬆做到的事。業務持續成長的餐廳人手寶貴、分秒必爭，選擇對的POS系統能幫助餐廳提升營運效率。

 

POS系統可以提升餐廳服務品質

疫情改變了消費者用餐的常態，外帶、外送已是常見的用餐選擇，這對「內用餐廳」是危機也是轉機。新時代到餐廳用餐的顧客將更注重「用餐體驗、服務品質」，這是內用餐廳成功的優勢，因為許多「用餐體驗和服務」品質是外送外帶無法複製的。

POS系統如何在新時代幫助餐廳打造良好的用餐體驗、提升服務品質呢？

 

POS系統好處#5 利用會員系統(CRM)增加品牌黏著度

經營會員亦是新時代的趨勢，除了餐飲業之外，電商、零售等產業也紛紛開始投入會員經營，因為對於許多產業而言，吸引回頭客消費重複消費遠比吸引新客來得有經濟效益。在這樣的趨勢下，選擇一個內建CRM的POS系統，可以確保餐廳有適當的工具協助建立品牌黏著度。餐飲業的CRM可以帶來這些好處：

 

• 紀錄會員資料，方便以簡訊、email等方式進行「再行銷」(remarketing)
• 紀錄會員消費喜好，以提供個人化推薦、拉近與客人距離
• 建立會員集點制度或專屬優惠，提高客人對餐廳品牌(或集團)的忠誠度
• 更加瞭解餐廳客群樣貌，以便塑形營運決策，如：開發新菜、擬定行銷方向、調整員工訓練方向等

 

若餐廳重點策略有「品牌化」、「連鎖化」、「集團化」的餐廳，適當利用POS系統的CRM將能成為餐廳發展一大助力。

 

POS系統好處#6 縮短餐廳客人等待時間

英文有一個可愛的俚語單字 “Hangry”，由 “Hungry” 和 “Angry” 兩個字組合而成，形容「肚子餓就容易生氣」的狀態。身為餐廳經營者，若能縮短客人等待時間，就能大大減少hangry的情況，說不定「奧客」就少了大半！若想要縮短餐廳客人的等待時間，餐廳經營者不妨針對最需要優化的部分選購POS系統：

 

• 縮短排隊、入座等待時間
  可選擇整合排隊機、訂位系統的POS系統，配合桌位管理功能
• 縮短點餐等待時間
  可讓外場員工使用簡單易用的手機點餐系統(mPOS)，或配合自助點餐機、掃碼點餐等服務使用，多管道消化尖峰餐期點餐需求，降低等待時間
• 縮短上菜等待時間
  使用整合性高的POS系統，整合所有點餐管道，讓訂單直接進到POS系統，並配合設置自動印單，或於廚房顯示系統(KDS)、出餐核對系統顯示，可大幅加速出餐效率
• 縮短結帳等待時間
  接受多元支付，讓客人用最方便的方式付款，也能縮短結帳時間，或是利用「先結帳」的自助點餐系統，直接省去人工結帳的步驟
• 縮短外帶、外送等待時間
  若外帶訂單量大，連動POS系統的「取餐叫號顯示系統」，廚房備餐完成直接顯示，取餐資訊一目了然，不怕遺漏或沒聽到叫號，外帶效率保持在最高點

 

不論需要優化的營運流程是哪一段，POS系統都能提供助力，縮短客人等待時間。

 

POS系統好處#7 降低出餐錯誤

「服務好」是主觀的，但不論對何種餐廳型態、何種客人而言，出餐錯誤或是任何人為錯誤絕對會為用餐體驗扣分。雖然錯誤可以用道歉、折價、招待餐點等方式彌補，但最好的服務就是不要出錯！但人難免會有勞累、分心的時候，這時若餐廳有個可靠的POS系統，就能大幅降低出錯的機率：

 

• POS系統讓點餐、單據電子化，取代手寫，降低人為錯誤
• 利用POS + 廚房顯示系統(KDS)取代紙本廚房單，減少單據遺失、沾到污漬等情況
• 利用 POS + 顧客端顯示系統，開啟雙向溝通確認，減少誤會和誤算狀況
• 利用 POS 系統一次管理所有菜單，減少價格標示錯誤的狀況

 

錯誤不僅對客人造成困擾，在營運上也會耗費額外的人力、心力來修正。善用新時代設計良好的科技，能交給系統處理的事就交給系統，降低錯誤率也提升用餐體驗！

 

POS系統好處#8 提供貼心服務

魔鬼藏在細節裡，要打造優質的服務品質、用餐體驗，每個細節都不能放過。細緻的POS系統可以提供不同的貼心服務給顧客，如：

 

• POS系統提供多國語言介面、支援多國貨幣，輕鬆服務外國客群
• POS系統內建併單、拆單結帳功能，讓餐廳輕鬆處理團體客人的結帳需求
• POS系統桌位管理，輕鬆併桌、換位
• POS配合CRM系統使用，了解會員喜好，提供貼心服務

 

許多餐廳並不是「不願意」提供貼心服務，而是「沒有多餘心力」，因此選擇一個功能細緻的POS系統，善用內建的功能，對於追求用餐體驗的餐廳，格外重要。

在處處講求「體驗」、「服務」的新時代，一個設計良好的POS系統不僅對餐廳營運是一大助力，若運用得當，甚至能讓餐廳顧客感受到優良服務品質，近一步幫餐廳建立良好的評價和聲譽。

 

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POS可以協助餐廳管理、訓練員工

 

POS系統好處#9  縮短員工訓練時間

餐飲業的流動率長年居冠，對於餐廳經營者來說，教育訓練的是很大的時間成本。餐廳可以藉由一套強大的POS系統提供這些好處，讓餐廳能縮短員工訓練時間：

 

• 利用POS建立SOP，減少員工需要花時間記的流程細節，更容易上手
• 善用自動化設定功能，例如：自動出單、整合外送平台等，減少新員工工作量
• POS依照「職權」設定不同員工權限，讓員工只學需要學的功能，快速上手
• 選擇介面簡單、易操作的POS系統，也能縮短員工學習時間

 

POS系統不能取代所有人力，但可以輔助員工快速上手、提升工作效率，即便餐飲業員工流動率高，也能協助餐廳維持營運品質。

 

POS系統好處#10  降低餐廳人力需求

在薪資水準高的國家如美國、加拿大、香港等，運用軟體、整合等服務輔助餐廳，降低人力需求已經盛行多年。台灣的人力雖然相較便宜，但在基本工資年年上漲的情況下，若能及早佈局，善用雲端型POS系統降低人力需求，也能幫餐廳省下不少成本。雲端型POS系統可以怎麼降低人力需求呢？

 

• 大幅度自動化流程：POS系統能連動到餐廳各部門、各種機台，互相溝通，減少人力浪費
• 多元整合軟硬體：整合第三方服務(又稱串接)、或硬體如取餐呼叫器等，也能降低整體人力需求配置
• 後台數據報表：不用再辛苦雇用人拉長長的excel，POS系統直接把所有數據清楚呈現

 

節省人力就是節省人事成本。餐廳經營者可以藉由整合、大幅度自動化的POS系統節省許多人力。

 

POS系統好處#11  管理員工打卡紀錄、績效、權限

管理「人」是一個大難題，但是有POS系統可以提供餐廳經營者管理工具、數據，讓管理員工更加輕鬆。市面上能夠協助管理員工的POS系統，功能包括：

 

• POS系統即打卡機：每位員工有專屬帳號、密碼能打卡上下班、換班等
• 重現店內員工權限架構：根據店長、正職員工、PT員工等職級設定相對應權限，讓餐廳營運更順暢
• 清楚呈現員工績效：後台數據報表可根據每個員工帳號分析該時段的業績、銷量等數據

 

將越多流程放在「系統」裡，就越能降低對「人」的依賴，不會遇到幾個員工離職就突然出現知識斷層的情況。一個好的POS系統可以協助餐廳建立流程，降低訓練、管理員工的成本，甚至進一步降低人力需求，更維持餐廳營運的穩定性。

 

利用POS系統幫助餐廳擬定策略

身為餐廳經營者，最困難的工作之一就是擬定經營策略。在資訊數位化的新時代，POS系統可以是餐廳營運的數位心臟。餐廳經營者可以運用設計良好的POS系統即時掌控單店、多店、甚至集團的營運表現，以數據報表為輔做出更精準的營運決策，帶領餐廳成長。

 

POS系統好處#12   即時了解餐廳收益、銷售狀況

「用數據說話」讓更精準的決策變得更容易。拜科技所賜，餐飲業也可以藉由雲端型POS系統擁有許多精準的數據、報表，幫助決策，例如：

• 營業額報表
• 平均客單價報表
• 折扣使用率報表
• 來客數報表
• 會員報表
• 備餐時間報表

 

更可根據：

• 時段分析：早午餐、商業午餐、下午茶、晚餐、宵夜等
• 品項分析，如：套餐類、酒水類、炸物、每日限定菜色等
• 銷售管道分析，如：內用/外帶/外送
• 付款方式分析：等，更了解營運細節

 

擁有報表是雲端型POS系統的必備功能，但報表細緻到什麼程度就有很大的區別。規模越大、品項越多、營運程度越複雜的餐廳越需要細緻的多種報表才能完呈現餐廳營運狀況，對於經營者做決策提供最大的助力。

 

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POS系統好處#13   幫助餐廳展店

餐廳的POS系統身為營運中樞，應該要具備「彈性」和「成長性」，才能隨時配合餐廳營業狀況調整規模、協助展店。若長期有擴大營業規模、展店計畫的餐廳，選擇一個「高成長性」的POS系統可以帶來以下好處：

 

• 營業額急速成長時，利用已整合POS的自助點餐方案、排隊機、取餐顯示器等周邊增加效率
• POS系統可以配合展店計畫開啟品牌、集團層級，方便管理者一次掌握所有分店營運狀況
• 系統功能隨著時代不停更新，可以隨時符合市場需要幫助餐廳成長
• POS系統整合多管道訂單，內用、外帶、外送、宅配等，配合營運成長輕鬆整合

 

 

市面上許多只求功能簡單、易用的POS系統並不能協助餐廳成長，也就是說只要餐廳開始擴大營業規模、展店時，系統可能會「不夠用」，導致餐廳必須另尋新系統，遺失舊有流程、資料。若餐廳經營者長期有擴大營運的計畫或可能性，這是選購POS非常需要納入考量的環節。

 

恭喜你全面了解新時代POS系統能帶來的所有好處，在知識層面已經大幅領先只將POS系統當成「點餐系統」的業界了！新時代的POS系統已經大有進步，除了點餐、結帳等基本功能之外，可以幫助餐廳「優化餐廳效率」、「提升服務品質」、「管理員工」、「精準擬定營業策略」。身為餐廳經營者，在考量是否需要導入POS系統、導入哪個品牌的POS系統時，需要全方位、長遠的思考餐廳發展與需求，才能選擇出最符合餐廳營運需求的POS系統，在競爭激烈的餐飲業中脫穎而出。

 

歡迎分享此文給其他想要選購POS系統、更換POS系統的餐廳。一套好的POS系統會跟著餐廳許多年，在選購前多看多比較，才能做出最好的決策！

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